Снабжение автопредприятия. "С колёс" или по договорам?
Здравствуйте, коллеги. К написанию этой статьи меня подтолкнули некоторые несовершенства организации закупок запчастей на автосервисе. Я решил поделиться с вами собственным опытом в сфере снабжения и поиском путей его оптимизации на практике. До этого я занимался обеспечением автосборочного производства. Если тема покажется интересной сообществу, продолжу её развивать. Буду рад услышать ваши вопросы в комментариях.Автосервис на огромном рынке запасных частей занимает ключевые позиции. Этот кластер сам заказывает комплектующие и выступает в качестве потребителя, но он же их и продает. Напрямую этого не происходит, но все знают, что без комплектующих узлов и агрегатов реализация услуг автосервиса невозможна.
База комплектующих в СТО
Клиентам станций техобслуживания всегда неудобно, если на складе вовремя не окажется нужной детали. Для развития бизнеса прямая продажа запасных частей несущественна и прибыли не приносит, хотя может быть дополнительной веткой деятельности. Высокий доход мы получаем от продажи услуг.
Если, благодаря смелому и мудрому руководству, удается объединить эти два направления, фирма безусловно может осуществлять большие объемы ремонта и восстановления автомобильной техники. Сбои по срокам на предприятии исключены. Оперативная доставка комплектующих будет зависеть от службы снабжения, логистики поставщиков и качества обслуживания.
Хорошо, когда есть запас времени, можно подождать прибытие комплектующих от поставщика. Но что делать, когда нужно еще «вчера»? Это относится к сложным и дорогим эксклюзивным изделиям. Более простые и ходовые: лампы, фильтры, свечи, колодки, предохранители, ремни, масла, тормозная жидкость должны быть всегда в наличии на складе организации.
Обработка данных и снабжение «с колес»
Из своей практики я рекомендую избегать срочных закупок у оптовых компаний. Такие сделки приводят к потере дисконта. Каждый автомобиль проходит комплексную диагностику, затем его записывают на ремонт и обслуживание. В процессе диагностики специалисты анализируют перечень необходимых запчастей. После этого составляется заявка для службы снабжения, которая оперативно закупает продукцию под заказ.Подобные задачи значительно упрощает CRM. Это адаптированная для производства корпоративная система информации. Она представляет собой незаменимый инструмент для ведения современного бизнеса. Предоставляет возможности не только автоматизировать общение с заказчиками, совершая продажи, но и так построить работу, чтобы получать максимальный результат.
CRM отслеживает движение каждой запчасти от прихода на склад до установки на автомобиль. Приход и расход комплектующих – важный показатель для бухгалтерской отчетности и списания с баланса. Система пресекает любые попытки хищения либо несанкционированной продажи деталей на сторону.
Я знаю многие СТО, применяющие на практике приведенную схему обслуживания. Вложенные средства работают с быстрой отдачей. Снабженцы приобретают товар исключительно для решения конкретных задач, складской запас при этом минимальный. Считаю такой подход выгодный и удобный по сравнению с договорным, если речь не идет об удаленных поставщиках.
Бизнес рассматривает снабжение «с колес» как прогрессивную практику. Она позволяет всем участникам данного процесса заниматься выполнением конкретной работы, не отвлекаясь на решение пустяков. Некоторые эксперты в области автосервиса рекомендуют полное освобождение от складского хозяйства, утверждая, что при этом СТО становятся более мобильными и снижают издержки за аренду. Это спорная тема – каждый случай индивидуален.
Снабжение на основании договоров
Существует и кардинально противоположный подход. Это касается предприятий с крупным оборотом и напоминает снабжение автосборочных заводов. Автор этих строк 25 лет успешно снабжал комплектующими крупный автомобильный холдинг, поэтому не понаслышке знает все тонкости подобной работы. Далее я буду описывать технологию процесса закупок.За основу я всегда брал годовой план производства и нормы расхода. Для этого в штате автосервиса должен быть экономист и инженер-технолог. Экономист рассчитывает план года, подлежащего снабжению, с разбивкой по месяцам и выдает технологу, который, пользуясь применяемостью деталей на один автомобиль, составляет нормы расхода. Условно говоря, если на автомобиле Audi установлено 8 плавких предохранителей, схема расчета выглядит примерно так:
8 штук х 365 дней х 4 авто каждый день + переходящий запас = 14600 штук.
Кратко остановлюсь на категории «переходящий запас». В коммерческом справочнике мне понравилось определение: переходящий запас – это такое количество комплектующих, которым можно обеспечить производство до прибытия от поставщика следующей партии изделий. Если машина 1-го числа выехала из Украины за получением очередной оплаченной партии задних фонарей ФП-132А для завода КрАЗ в г. Вязники Российской Федерации, можно посчитать, когда фонари поступят на главный конвейер:
Расстояние Кременчуг — Вязники – 1400 км, норма пути в день – 350 км, следовательно, 4 суток пути туда.
Загрузка, оформление документов на складе сбыта – 2 суток.
Таможенное оформление в г. Петушки – 2 суток.
В пути назад – 4 суток.
Таможенное оформление на лицензионном складе в г. Кременчуг – 2 суток.
Машина с фонарями будет выгружена на склад 14-го числа.
При плане 20 автомобилей в сутки, 20 х 2 фонаря на одну машину х 14 дней = 560 штук.
Переходящий запас составляет 560 фонарей. Этого количества достаточно, чтобы отработать 14 дней, устанавливая каждый день по 2 фонаря на 1 автомобиль. С 15 числа начнется работа вновь прибывшей партией. Если бы на 1-е число на складе было 0 фонарей, машины были бы собраны некомплектные и ожидали 15-го числа, когда их укомплектуют и отгрузят потребителям.
Переходящий запас в данной формуле взят 40%. Это гарантийное количество, которое должно всегда находиться на складе, чтобы застраховаться от форс-мажорных обстоятельств. Оно зависит от нескольких факторов, главный из которых – удаленность поставщика. Если поставщик находится в одном городе с нашим предприятием, например Кременчугский колесный завод, то переходящий запас не нужен. Колесные диски для конвейера машина привозит за 2 часа.
Если расстояние до поставщика 100 км, переходящий запас нужен на 2 суток. Все зависит от дальности изготовителя и количества дней для обеспечения предприятия. По формуле высчитывается 10%, 20%, 50%. Может быть 200% и более, например, при поставках из Аргентины торговым судном.
На год организации необходимо закупить 14600 штук плавких предохранителей. Их изготавливает предприятие ОАО «Копир», г. Козьмодемьянск, Республика Марий Эл. Расстояние от Кременчуга – 4000 км. К этому поставщику я посылал автомашину «Газель» один раз в год. В г. Калугу, на завод «Автоприбор», за водяными датчиками ТМ-100В, у меня ездил легковой автомобиль «Волга» и обеспечивал производство сразу на 3 месяца. Предпочтение при этом отдается предприятию-производителю. Закупки у перекупщика может разрешить только финансовый руководитель после анализа цен.
Такая опция проделывается по каждой детали. Изделия, которые можно приобрести в течение 1 дня или за наличный расчет, в силу доступности поставщика заносятся в отдельный список. Далее следует составление спецификации. Спецификация всегда является неотъемлемой частью договора. Если от поставщика будет поставляться одна позиция, можно записать ее прямо в текст договора. Если две детали и больше – оформляется отдельная спецификация.
Договора и контракты
Поставки в пределах своей страны я осуществлял на основании договоров. Для закупки товаров за рубежом оформлял внешнеэкономические контракты. Кроме России, я вел контракты с Венгрией, Польшей, Республикой Беларусь, Германией, Италией, Китаем, Турцией. Форма договора и контракта предусматривает обязательные пункты:1. Преамбула
2. Предмет контракта
3. Продукция
4. Цена продукции
5. Форма расчетов
6. Количество
7. Качество
8. Форс-мажор
9. Арбитраж
10. Претензии и судовые споры
11. Реквизиты сторон
12. Подписи.
Текст договора составляет юрист предприятия. Он учитывает специфику и особенности своего предприятия, максимально включая в текст. К договору прикладывается спецификация – перечень всех закупаемых у данного поставщика комплектующих с указанием цены каждого изделия и суммы, а также общей суммы договора с НДС.
Договор со спецификацией в двух экземплярах после ознакомления экономической и технической служб, с их визами, подписывает руководитель предприятия либо заместитель по доверенности. Они скрепляются печатями с указанием ИНН. Один экземпляр остается в автосервисе, другой заказным письмом с уведомлением отправляется поставщику. При возможности можно передать его вместе со следующим за продукцией транспортом.
Копии внешнеэкономических контрактов, передаются и регистрируются в таможенной службе города. Договора вместе с контрактами (копии) также отправляются в налоговую инспекцию населенного пункта. Далее по заключенным договорам осуществляются поставки. Производственные мастера вместе с кладовщиками прорабатывают дефицит.
Если материально-ответственные лица обнаружат, что складской запас какой-либо детали менее месячной нормы, службе снабжения немедленно подается заявка. Служба снабжения по факсу либо по электронной почте отправляет письмо поставщику, получает счет на оплату. Финансовый отдел оплачивает заказ, затем направляется транспорт за получением продукции. Форма оплаты в договоре может быть: предоплата либо оплата по факту поставки с отсрочкой платежа. Дни отсрочки согласовываются с поставщиком.
Количество поставщиков
Численный состав поставщиков определяет техническая служба либо один грамотный инженер, который должен быть в штате. Он проводит 100%-й анализ применяемых в производстве деталей, группирует их по производителях и составляет для каждого завода спецификацию. Так у него появляется перечень всех заводов изготовителей автомобильных изделий. Например, ОАО «Автосвет», г. Киржач Владимирской области производит:1. Фара 342.3711010
2. Фонарь задний ФП – 135Г
3. Фонарь освещения номерного знака ФП-401
4. Светомаскировочное устройство СМУ-40
Предприятию с объемом производства от 1000 машин и оборотом около 1 млн рублей ежемесячно приблизительное количество поставщиков варьируется от 50 до 100 предприятий. Ведь автомобиль сосредоточил в себе все сферы промышленности: металлургию, химическую, машиностроение, электротехническую, легкую, многие другие. Неважно, одна машина или тысяча, комплектующих в них все равно десятки тысяч наименований.
Поставки продукции
Поставки в пределах страны осуществляются:1. Собственным транспортом.
2. Попутным транспортом поставщика.
3. Перевозчиком.
Доставка комплектующих из-за рубежа производится в строгом соответствии с заключенным контрактом. Это может быть воздушный, железнодорожный, автомобильный транспорт. Из Китая я заказывал грузы с доставкой самолетом или морским судном. Если судном – необходим большой переходящий запас, поскольку груз в пути через Суэцкий канал идет 2 месяца. По Европе направлял автомобили. Италия, Германия – авиадоставка.
Для беспрепятственного пересечения таможенного перехода водитель загруженного и затаможенного у поставщика транспорта должен заблаговременно передать копии отгрузочных документов в таможенное управление своего населенного пункта. Оттуда на таможенный переход направляется предварительная декларация (ПД) о том, что данный груз будет принят, выгружен и использован для собственных нужд.
Когда автомашина с грузом прибудет на указанный в документах таможенный переход, предоставит отгрузочные документы, их сравнят с копиями, полученными ранее. Если есть согласие пункта выгрузки о приеме данного груза, таможенные чиновники оформляют документы и пропускают транспорт с грузом в страну прибытия.
Иногда, из-за забывчивости чиновников, в данной цепочке происходит сбой и транспорт со срочными деталями вынужден простаивать неделями на нейтральной территории. Мне лично приходилось неделю стоять с водителем на таможне в ожидании ПД.
Другой случай: мы с водителем в фуре приехали на таможенный переход с двигателями ЯМЗ-238 с г. Ярославля. Таможенный инспектор нашел несоответствие: одна цифра номера двигателя ошибочно напечатана в документе девочкой из Ярославля не такой, как выбито на блоке. Он предложил ехать из Харьковской таможни в Ярославль и печатать документы заново. Решить этот вопрос помогла русская смекалка.
Прибыв в пункт выгрузки, водитель автомобиля с комплектующими сдает документы местным таможенным декларантам и ставит машину на закрытый лицензионный склад. Груз в фуре опломбирован таможней отправителя. Инспекторы проверяют документы, затем снимают с фуры пломбы, сверяют по количеству груз, проставляют в документах печати и даты прибытия. Водитель получает документы и пригоняет машину под выгрузку на склад предприятия. Детали выгружаются, документы сдаются в бухгалтерию.
Важный момент: необходимо официально уведомить зарубежных партнеров о поступлении груза на склад покупателя. Из своего опыта считаю, что в данном случае склад для хранения автомобильных запчастей просто необходим. Можно посылать транспорт под загрузку раз в месяц либо раз в квартал, в зависимости от удаленности поставщика. Также необходимо следить, чтобы товар на складе долго не лежал, создавая сверхнормативные запасы.
Читатели, наверное, поняли, что я, ваш покорный слуга и автор статьи являюсь сторонником договорного типа снабжения с наличием надежного складского хозяйства. А как считаете вы? С удовольствием готов ответить на все ваши вопросы в комментариях.